0987.624.788 
Tiết kiệm chi phí luôn là tiêu chí hàng đầu của mỗi doanh nghiệp. Không chỉ đơn giản là cách mỗi cá nhân tiết kiệm để mua một món đó mà mình thích hay để thực hiện một giấc mơ nào đó. Tiết kiệm chi phí đối với doanh nghiệp là cách tối ưu và kiểm soát được các quy trình hoạt động của công ty. Rèn luyện và tạo ra một môi trường làm việc văn minh, trách nhiệm. Hay cao hơn có thể hỗ trợ không nhỏ cho việc xoay vòng vốn hoạt động và phát triển của doanh nghiệp.
5 bước để xây dựng và tối ưu bản kế hoạch tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm
1. Định mức sử dụng văn phòng phẩm
Trước hết bạn cần hiểu được nhu cầu và thói quen sử dụng văn phòng phẩm ở mỗi phòng ban trong công ty. Lập kế hoạch theo dõi, giám sát, nghiên cứu nhu cầu mỗi phòng ban
Lưu ý: Nhu cầu và thói quen sử dụng văn phòng phẩm sẽ thay đổi theo thời gian, thời điểm khác nhau. Do đó, cần rà soát theo định kỳ để có những sự thay đổi phù hợp kịp thời.
2. Phân loại tái chế văn phòng phẩm , ban hành quy định sử dụng
Ban hành một số quy định liên quan đến sử dụng văn phòng phẩm nhằm tạo nên một văn hóa sử dụng văn phòng phẩm một cách thông minh và tiết kiệm cho doanh nghiệp của bạn
Ví dụ:
- Sử dụng lại giấy in lỗi, đã sử dụng 1 mặt để dùng cho các giấy tờ công văn lưu hành nội bộ
- Các loại văn phòng phẩm có thể sử dụng được nhiều lần: viết xóa, dao rọc giấy,… có thể thay ruột, sử dụng được nhiều lần.
3. Lên kế hoạch cấp phát văn phòng phẩm
Sau khi đã đánh giá được nhu cầu và thói quen của mỗi phòng ban, các lựa chọn văn phòng phẩm chất lượng và đưa ra những quy định sử dụng.
Tiếp theo bạn cần làm là lên kế hoạch mua hàng và thời gian cấp phát đồng bộ cho các phòng ban theo định kỳ và định mức.
Mua hàng theo kế hoạch và mua văn phòng phẩm với số lượng lớn, bạn sẽ dễ nhận được giá ưu đãi hơn hay thậm chí là giá sỉ.
4. Quản lý số lượng văn phòng phẩm
Với việc nhập về một lượng lớn văn phòng phẩm, doanh nghiệp cần bố trí vị trí bảo quản và người chịu trách nhiệm kiểm kê số lượng và nhập xuất văn phòng phẩm
Lập ra thời gian cấp phát theo định kỳ, định mức cũng nhằm hỗ trợ cho việc quản lý số lượng tốt hơn. Đối với một số trường hợp cấp phát đột xuất, cần có thủ tục quy định, biểu mẫu đễ dễ dàng đối chiếu
5. Đối tác phân phối văn phòng phẩm tin cậy
Thay vì tìm kiếm và nhập mỗi loại văn phòng phẩm từ những nguồn khác nhau ( mỗi nơi có giá tốt nhất cho dòng sản phẩm đó), bạn nên ưu tiên tìm kiếm cho mình một đối tác đáng tin cậy để chăm sóc cho bạn toàn bộ.
Cũng như trường hợp tìm mua văn phòng phẩm chất lượng, đây là một cách chi tiêu thông minh. Đúng là có một số sản phẩm bạn không nhận được giá tốt nhất, nhưng khi văn phòng phẩm quá đa dạng thì chúng ta nên chọn con số tương đối.
Giá thành có rẻ hay không, không phải nằm ở số tiền bạn bỏ ra mà chính là những gì bạn nhận được:
.Họ sẽ cung cấp cho bạn những biến động về giá sớm nhất và bạn chẳng phải tốn thời gian để xem dò giá từng món hàng (chẳng tiếc kiệm được bao nhiêu so với thời gian mà bạn bỏ ra).
- Tập trung các vấn đề phát sinh vào một đối tượng. Như đã nói, văn phòng phẩm rất đa dạng, chỉ một rủi ro phát sinh khi nhập hàng, bạn sẽ đỏ mặt tía tai khi không biết sản phẩm này được nhập từ đối tác nào
- Trở thành khách hàng thân thiết và nhận được những ưu đãi đặc biệt dành riêng cho cá nhân bạn và doanh nghiệp của bạn.